Home-Office im Kanzleialltag? Klappe, die zweite!

Ich habe ja bereits vor einigen Wochen den ersten Artikel zum Thema „Home-Office“ geschrieben. Für den zweiten Blog-Beitrag dazu habe ich mir zwei Gast-Autoren an die Seite geholt. Ronja Tietje und Georg Rupprecht haben unter dem Buch-Titel „Personalmanagement für Anwaltskanzleien“, erschienen beim Deutschen Anwaltsverlag ein praxisnahes Handbuch geschrieben, welches u.a. auch auf dieses Thema einen lösungsorientierten Blick betreffend Organisations- und Arbeitsrechtsfragen wirft.  

Kurze Vorstellung Ronja Tietje

Ronja Tietje ist seit 4 Jahren in der Kanzleiwelt beratend tätig. Ihr Tagesgeschäft ist die vielschichtige Beratung von Kanzleien in den Bereichen Prozessablaufoptimierung, Wirtschaftlichkeitsanalyse aber auch bei der Bewältigung von Kommunikationsproblemen innerhalb des Unternehmens. Sie beschäftigt sich daneben viel mit Fragen, die im Bereich Personalmanagement auftauchen, u. a. dabei natürlich auch mit dem spürbaren Fachkräftemangel und wie dem begegnet werden kann. Vielleicht kennen Sie Frau Tietje auch als Dozentin oder als Gesicht und Sprachrohr des Reno-Bundesverbandes oder ihres örtlichen Bremer Reno-Vereins. 

Frau Tietje, können Sie einschätzen, wieviel Prozent Ihrer Kunden ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten, anbieten?

Das ist schwer zu sagen, vielleicht mittlerweile 50 %. Die Tendenz ist auf jeden Fall steigend und ein Homeoffice-Arbeitsplatz auch in unserer Branche absolut keine Seltenheit mehr. 

Was unterscheidet diese Kanzleien von denen, die diese Möglichkeit (noch?) nicht anbieten?

Diese Kanzleien bieten ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität, und das wird von den Mitarbeitern sehr geschätzt. Auch spiegelt der Arbeitgeber sein Vertrauen in die Mitarbeiter wieder. Denn letztendlich kann er nicht wirklich überprüfen, ob die Mitarbeiterin auch wirklich arbeitet. 

Frau Tietje, welche Grundvoraussetzungen in organisatorischer Hinsicht braucht es Ihrer Erfahrung nach, um überhaupt die Möglichkeit für einen Home-Office-Arbeitsplatz zu schaffen?

Es sollte eine klare Verfahrensanweisung angefertigt werden. Inhalt sollte zum einen sicher die räumliche Situation im Home-Office sein. Also, wo konkret steht der PC, ist er ausreichend vor Einsichtnahme (durch Kinder, Ehemann/-frau etc.) geschützt usw. Daneben sollte auch klar geregelt sein, welche konkreten Aufgaben im Home-Office erledigt werden und welche Arbeitszeit vereinbart wurde.

In welchen Rechtsgebieten sehen Sie Wirkungsmöglichkeiten aus dem temporären Home-Office heraus? 

Hier stellt sich zunächst die Frage, wie der Home-Office-Arbeitplatz der Mitarbeiterin gestaltet ist. Kann die Mitarbeiterin z. B. direkt auf den Server der Kanzlei und damit auch auf Akteninhalte, Dokumente etc. zugreifen. Damit wäre die Mitarbeiterin so gesehen in der Lage alle Aufgaben zu erledigen, die auch direkt vor Ort in der Kanzlei anfallen würden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Kanzlei bereits die vollständige elektronische Akte eingeführt hat. 

Daneben kann eine Mitarbeiterin im Home-Office natürlich aber auch Diktate von elektronisch übersandten Sprachdateien schreiben, oder eigene Schriftstücke erstellen. Je nachdem wie die Bedürfnisse der Kanzlei gelagert sind. 

Und dann noch die Antwort nach den Rechtsgebieten, für die sich ein Home-Office-Platz anbietet. Grundsätzlich bietet sich eigentlich jedes Rechtsgebiet an, in dem ein Team aus Rechtsanwalt und Mitarbeiterin gemeinsam an der Mandatsbearbeitung beteiligt ist. Ich denke hier z. B. an den Bereich Arbeitsrecht. Der Rechtsanwalt diktiert die Schriftsätze als elektronische Datei, die die Mitarbeiterin schreibt die Diktate und leitet sie dem Rechtsanwalt zur Korrektur wieder zu. Freigegebene Schriftsätze könnten – je nach freigegebener Ressource in der Kanzlei – auch bereits in das beA eingestellt werden, so dass der Rechtsanwalt dann „nur noch“ signieren muss. Die Mitarbeiterin könnte im Home-Office aber auch nach Abschluss des Verfahrens die Kostenrechnung entwerfen, ggf. vor Ort ausdrucken oder speichern und drucken, sobald sie wieder in der Kanzlei ist. Dieses Beispiel lässt sich auf eine Vielzahl von Rechtsgebieten anwenden. Und selbst in einer Kanzlei, die ihren Schwerpunkt im Beratungsmandat hat kann eine Mitarbeiterin im Home-Office tätig werden. Beratungsverträge müssen z. B. vorbereitet werden, Schriftstücke, Gutachten o. ä. müssen geschrieben und auch in diesen Mandanten werden Abrechnungen vorgenommen. Alles Aufgaben, die eine Mitarbeiterin im Home-Office erledigen kann. 

Kurze Vorstellung Georg Rupprecht

Georg Rupprecht, LL.M. ist seit 2007 Rechtsanwalt in Bremen und seit 2014 Fachanwalt für Arbeitsrecht. Als Partner der Kanzlei stubbmann+rupprecht vertritt er seine Mandanten nicht nur in arbeitsgerichtlichen Verfahren, sondern unterstützt insbesondere auch außergerichtlich mittelständische Unternehmen bei der arbeitsrechtlichen Streitbewältigung in aktiver Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern. Außerdem verfasst er regelmäßig arbeitsrechtliche Artikel für die ZAP.

Herr Rupprecht, zunächst etwas Grundsätzliches: Hat ein Arbeitnehmer oder auch Arbeitgeber einen Anspruch darauf, einen Teil oder seine ganze Tätigkeit im Home-Office zu leisten?

Das hängt erst einmal vom Inhalt des Arbeitsvertrags ab. Wurde darin Arbeit im Home-Office vereinbart, haben beide Parteien das Recht und die Pflicht, Arbeit im Home-Office zu ermöglichen bzw. zu erledigen. Die Frage zielt aber wohl eher darauf ab, ob ein Anspruch auch besteht, wenn die Arbeit im Home-Office ursprünglich nicht vereinbart wurde. Hier gilt, dass einseitig ein solcher Anspruch nicht geltend gemacht werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass die beiden Parteien den Wunsch nicht offen äußern sollten. Die Arbeit im Home-Office setzt nicht nur eine gefestigte Vertrauensbeziehung, sondern auch die Fähigkeit beider Parteien voraus, gemeinsam einen sehr privaten Arbeitsplatz schaffen zu können. Wer aber bereits Angst hat, überhaupt nur den Wunsch zu äußern, wird mit Sicherheit bereits diese beiden Voraussetzungen nicht erfüllt sehen.   

Wie wir bereits gehört haben, ist die Frage zur Arbeitszeit im Home-Office für beide Seiten sicherlich eine der spannendsten. Was gibt es dabei besonders zu beachten?

Eigentlich gilt bei der Arbeitszeit im Home-Office nichts anderes als im Kanzleibetrieb. Die Arbeitgeberin und die Mitarbeiterin müssen eine monatliche, wöchentliche oder tägliche Arbeitszeit vereinbaren, und es muss gewährleistet werden, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Auch im Home-Office gilt also, dass maximal 10 Stunden am Tag und im Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten nicht mehr als 8 Stunden pro Tag gearbeitet werden darf. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden am Tag ist eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden am Tag eine Pause von 45 Minuten einzuhalten. Auch muss die Ruhezeit zwischen Feierabend und nächstem Arbeitstag im Schnitt mindestens 11 Stunden betragen. Bei der praktischen Durchführung der Heimarbeit ist die Arbeitszeitfrage viel interessanter. Denn die Kontrolle der Einhaltung erfolgt nicht mehr im Kanzleiverbund, sondern eigenverantwortlich durch die Mitarbeiterin. Hier spielt also Vertrauen auf beiden Seiten eine große Rolle. Die Arbeitgeberin muss darauf vertrauen können, dass die Mitarbeiterin so viel arbeitet, wie sie muss, aber auch Pausen und Arbeitszeitgrenzen einhält. Die Mitarbeiterin muss darauf vertrauen können, dass die Arbeitgeberin ihre Angaben zur Arbeitszeit glaubt. Allerdings hilft hier die moderne Technik. Die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit, die natürlich auch im Home-Office besteht, kann am Arbeits-PC in einer Exceltabelle, über die Kanzleisoftware oder auch in einer Word-Datei problemlos von der Mitarbeiterin erfolgen und auf digitalem Weg auch täglich abgeglichen werden. Konfliktpotenzial kann so frühzeitig durch ein klärendes Gespräch begegnet werden.

Herr Rupprecht, was muss ich bei der Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Home-Office beachten?

Die Frage ist zu unterscheiden nach technischer und tatsächlicher Erreichbarkeit. Soll die Mitarbeiterin telefonisch erreichbar sein, so muss geklärt werden, ob eine Kontaktaufnahme über einen privaten Anschluss oder Mobiltelefon gewünscht wird. Sinnvoller ist dabei, der Mitarbeiterin ein Kanzleimobiltelefon zu stellen, das allein für den geschäftlichen Bereich zu nutzen ist.

Eine Internetverbindung wird regelmäßig vorliegen. Allerdings sollte der E-Mail-Verkehr nicht auf eine private E-Mail-Adresse der Mitarbeiterin erfolgen, sondern über eine von der Kanzlei eingerichtete Adresse geführt werden.

Wann die Mitarbeiterin erreichbar sein muss, ist eine andere Frage. Hier gilt ganz klar, dass eine Mitarbeiterin, nur weil sie im Home-Office arbeitet, nicht auch in ihrer Freizeit auf Anfragen ihrer Arbeitgeberin zu reagieren hat. Da wegen der oft flexiblen Ausgestaltung der Arbeit im Home-Office auf eine konkrete Benennung der Arbeitsstunden verzichtet wird, kann hier nur angeraten werden, die Zeiten oder Unzeiten für Gespräche schriftlich zu fixieren. Dabei muss die Arbeitgeberin aber wieder beachten, dass die Mitarbeiterin im Durchschnitt auch nur 8 Stunden am Tag zur Verfügung stehen muss. 

Wer haftet denn, wenn es im Home-Office einmal zu einem Unfall kommt?

Die gute Nachricht ist, dass auch im Home-Office der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung greift. Allerdings gibt es Einschränkungen, die im Kanzleibetrieb nicht gelten. Z.B. ist der Toilettengang zu Hause ein privater Gang, und auch der Kaffee zwischendurch in der eigenen Küche gehört nicht zur betrieblichen Tätigkeit. Bei Tätigkeiten, die allerdings klar der Arbeit zugeschrieben werden können, wie der Gang zum Drucker, das Bewegen von Akten oder Einordnen von Büromaterial in den Schrank, besteht bei einem Unfall Versicherungsschutz.

Herr Rupprecht, häufig höre ich von Kunden: „Das geht aus datenschutzrechtlichen Gründen ja überhaupt nicht, dass wir Home-Office anbieten.“ Was ist aus Ihrer Sicht hier zu beachten?

Bedenken, eine Anwaltskanzlei könne aus datenschutzrechtlichen Gründen überhaupt keine Arbeit im Home-Office anbieten, sind unbegründet. Regelungen zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit können wie im Kanzleibetrieb auch im Home-Office getroffen werden, um effizienten Schutz zu gewähren. Dabei kommt es zunächst darauf an, welche Arbeiten im Home-Office überhaupt erledigt werden sollen. Soll im Home-Office allein die kanzleiinterne Buchhaltung bearbeitet werden, sind die Anforderungen natürlich einfacher zu erfüllen, als bei dem Abfassen von Mandatsschreiben nach Diktat oder gar umfassender Mandantenbetreuung mit Telefonaten, E-Mail-Verkehr und Terminplanung. Aber Dank den modernen digitalen Errungenschaften ist selbst eine weitreichende Aktenbetreuung aus dem Home-Office datenschutzrechtlich möglich. Neben der schriftlichen Fixierung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und der Verschwiegenheitserklärung müssen dafür allerdings drei Voraussetzungen unbedingt erfüllt sein: 

  1. Der Arbeits-PC im Home-Office wird von der Kanzlei gestellt und dient allein der Arbeit. Dann hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, den Rechner mit sämtlich darauf gespeicherten Daten herauszuverlangen.
  2. Der Arbeitsplatz ist vor dem Zugriff Dritter geschützt – wobei es ausreichend sein kann, wenn Schreibtisch oder Arbeitsschränke abschließbar sind, solange die Arbeitsmaterialien gewissenhaft weggeschlossen werden – und die digitalen Arbeitsmittel wie PC, Notebook oder Mobiltelefon sind passwortgeschützt.
  3. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Arbeitsplatz im Home-Office zu begehen, um sich über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ein Bild zu machen. Hier sollten konkrete Zeiten vereinbart werden, zu denen der Arbeitgeber eine unangemeldete Stippvisite vornehmen darf. 

Letztlich gilt im Home-Office wie im Kanzleibetrieb nach § 2 VI BORA, dass der Anwalt nur vertrauensvolle Personen im Bereich der Mandatsbetreuung einsetzen darf. Vereinbart der Anwalt mit einer vertrauensvollen Person die Arbeit im Home-Office und kontrolliert er in vernünftigem Maß die Einhaltung der vereinbarten Vorgaben, ist das Risiko überschaubar. 

Herzlichen Dank an Sie beide für diesen tiefergehenden und sehr interessanten Einblick!